Wann reicht eine Tabelle, und wann lohnt eine Software?
Eine Tabellenkalkulation reicht, solange Sie wenige Einheiten haben, Zahlungseingänge und Fristen zuverlässig im Blick behalten und mehrere Personen nicht gleichzeitig mit denselben Daten arbeiten müssen. Eine Software lohnt sich, wenn Fristen und Abrechnungen mehr Zeit kosten, als Sie einplanen möchten, wenn mehrere Personen Zugriff brauchen oder wenn Dokumente und Zahlungen an einem Ort liegen sollen. Eine feste Einheitenzahl, ab der sich das lohnt, gibt es nicht. Entscheidend ist, ob Ihre jetzige Lösung Fehler und Verzögerungen erzeugt.
Acht Kriterien für die Auswahl
- Mieteingangskontrolle. Kann die Software Zahlungen automatisch zuordnen, etwa über eine Kontoschnittstelle, und offene Posten sichtbar machen?
- Betriebskostenabrechnung. Unterstützt sie Umlageschlüssel und Fristen? Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Prüfen Sie, ob die Software an Fristen erinnert.
- Dokumentenablage. Lassen sich Mietverträge, Abrechnungen, Belege und Schriftverkehr je Einheit ablegen und wiederfinden?
- Vorlagen. Gibt es Vorlagen für Schreiben an Mieter? Vorlagen ersetzen keine rechtliche Prüfung, besonders bei Mieterhöhungen und Kündigungen.
- Datenschutz und Auftragsverarbeitung. Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten Ihrer Mieter in Ihrem Auftrag, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO nötig. Fragen Sie nach dem Vertrag, dem Speicherort und den Löschfristen.
- Datenexport und Ausstieg. Können Sie Ihre Daten in einem gängigen Format vollständig exportieren? Was passiert mit den Daten nach Kündigung?
- Kosten je Einheit. Welche Preise fallen je Einheit und Monat an, und welche Funktionen kosten extra? Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Einheitenzahl.
- Support und Einarbeitung. Wie erreichen Sie den Anbieter, und wie lange dauert der Umzug aus Ihrer bisherigen Lösung?
Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können
- Wo werden die Daten gespeichert, und liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor?
- Wie sieht der Export aller Daten aus, und was kostet er?
- Welche Fristen und Erinnerungen sind eingebaut, und wer pflegt Änderungen der Rechtslage?
- Was ist im Preis enthalten, was kostet extra?
- Wie läuft die Einrichtung, und wer hilft bei Rückfragen?
Wo ordnet sich das Thema in die Rendite ein?
Die Software betrifft den Zeitaufwand, nicht den Ertrag. Sie kann Fehler bei Fristen und Abrechnungen verringern, was indirekt die Kosten beeinflusst. Einen Aufwandsvorteil lässt sich ohne Ihre Ausgangslage nicht beziffern. Den Zusammenhang aus Ertrag, Kosten und Zeit zeigt der Leitfaden Mehrfamilienhaus Rendite optimieren. Welche Kosten im Haus auf Mieter umlegbar sind, steht im Ratgeber Nicht umlagefähige Kosten im Mehrfamilienhaus.
Was wir dazu sagen und was nicht
Wir haben keine Software getestet und nennen deshalb keine Produkte und keine Rangliste. Wir bieten keine Hausverwaltung an. Dieser Ratgeber soll Ihnen helfen, Angebote selbst zu prüfen.
Häufige Fragen
Welche Software ist die beste für Vermieter?
Brauche ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Kann ich bei einem Anbieterwechsel meine Daten mitnehmen?
Quellen
- § 556 BGB, Vereinbarungen über Betriebskosten
- Datenschutz-Grundverordnung, Art. 28 Auftragsverarbeiter
Rechtsstand: 6. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung und keine Produktempfehlung. Zu Datenschutz und Verträgen wenden Sie sich an einen Fachanwalt oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Redaktioneller Vermerk: Geprüft und zur Veröffentlichung freigegeben durch Thorsten Kirchhoff.