Nicht umlagefähige Kosten im Mehrfamilienhaus erkennen

Von Kirchhoff Immobilien, zuletzt aktualisiert am 6. Oktober 2026

Welche Kosten darf der Vermieter nicht auf Mieter umlegen?

Kurz gesagt

Nicht umlagefähig sind nach der Betriebskostenverordnung die Verwaltungskosten und die Kosten der Instandhaltung. Dazu zählen die Kosten für Arbeitskräfte und Einrichtungen der Verwaltung, die Aufsicht, die vom Vermieter persönlich geleistete Verwaltungsarbeit, die Kosten für Prüfungen des Jahresabschlusses und für die Geschäftsführung sowie die Kosten, die zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung zu beheben (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Hinzu kommt der Anteil der Betriebskosten, der auf leerstehende Wohnungen entfällt.

Was ist umlagefähig, was nicht?

Umlagefähig sind die in § 2 BetrKV genannten Betriebskostenarten, wenn sie im Mietvertrag vereinbart sind. Die Tabelle zeigt eine Auswahl.

Kostenart	Umlagefähig?	Grundlage
Laufende öffentliche Lasten, zum Beispiel Grundsteuer	ja, wenn vereinbart	§ 2 Nr. 1 BetrKV
Wasserversorgung und Entwässerung	ja, wenn vereinbart	§ 2 Nr. 2 und 3 BetrKV
Heizung und Warmwasser	ja, wenn vereinbart	§ 2 Nr. 4 bis 6 BetrKV
Aufzug	ja, wenn vereinbart	§ 2 Nr. 7 BetrKV
Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung	ja, wenn vereinbart	§ 2 Nr. 8 bis 11 BetrKV
Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes (Gebäudeversicherung)	ja, wenn vereinbart	§ 2 Nr. 13 BetrKV
Hauswart	ja, wenn vereinbart, ohne Verwaltungs- und Instandhaltungsanteil	§ 2 Nr. 14 BetrKV
Verwaltung, Hausverwaltergebühren	nein	§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV
Instandhaltung und Reparaturen	nein	§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV
Anteil für leerstehende Wohnungen	nein, bleibt beim Vermieter	Umlage nach Anteilen, § 556a Abs. 1 BGB

Wichtig: Die Gebäudeversicherung gehört zu den umlagefähigen Kosten. Wenn Sie sie bisher als Eigentümerkosten verbucht haben, prüfen Sie, ob der Mietvertrag sie als Betriebskosten nennt.

Wo geht in der Praxis Rendite verloren?

Das Renditeproblem liegt selten in der Liste der nicht umlagefähigen Kosten, sondern in vermeidbaren Lücken:

Nicht vereinbarte Kostenarten. Der Mieter trägt Betriebskosten nur, wenn das im Vertrag vereinbart ist. Fehlt eine Kostenart im Vertrag, bleibt sie beim Eigentümer.
Verspätete Abrechnung. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).
Fehlerhafter Umlageschlüssel. Ohne andere Vereinbarung gilt der Anteil der Wohnfläche. Verbrauchsabhängige Kosten sind nach einem Maßstab umzulegen, der den Verbrauch berücksichtigt (§ 556a BGB).
Leerstand. Jede leerstehende Wohnung erzeugt Kosten, die niemand zahlt. Lange Leerstände sind ein eigener Posten in der Rechnung.
Aufgeschobene Instandhaltung. Sie spart heute Kosten und erzeugt später Sanierungsstau. Mehr dazu im Beitrag Sanierungsstau und Gebäudeenergiegesetz beim Verkauf.

Wie plane ich Instandhaltungskosten?

Für ein Mietshaus im Alleineigentum gibt es keine gesetzliche Instandhaltungsrücklage. Für die Planung nutzen Eigentümer Erfahrungswerte je Quadratmeter oder die Peterssche Formel als Näherungsverfahren. Beides ersetzt keine Zustandsanalyse des Hauses. Planen Sie nach Bauteilen: Dach, Fassade, Fenster, Heizung, Leitungen, Treppenhaus und Wohnungen bei Mieterwechsel. Rücklagen zu senken, um die Rendite zu verbessern, erhöht das Risiko, später größere Beträge auf einmal aufbringen zu müssen.

Wie wirken sich die Kosten auf den Wert aus?

Käufer rechnen mit den tatsächlichen Bewirtschaftungskosten und dem Zustand des Hauses. Je nachvollziehbarer Ihre Kostenzahlen, desto leichter lässt sich ein Preis herleiten. Wie das im Ertragswertverfahren aussieht, zeigt der Beitrag Mehrfamilienhaus bewerten: Ertragswert und Kaufpreisfaktor. Den Zusammenhang mit Mieten und Zeitaufwand zeigt der Leitfaden Mehrfamilienhaus Rendite optimieren.

Häufige Fragen

Ist die Gebäudeversicherung umlagefähig?

Ja. Die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung für das Gebäude gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten (§ 2 Nr. 13 BetrKV), wenn der Mietvertrag die Betriebskosten vereinbart.

Darf ich Hausverwaltungskosten auf Mieter umlegen?

Nein. Verwaltungskosten gehören nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht zu den Betriebskosten.

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung beim Mieter sein?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums. Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Wer trägt die Kosten für leerstehende Wohnungen?

Der Anteil, der auf leerstehende Wohnungen entfällt, bleibt beim Eigentümer, weil die Betriebskosten nach Anteilen auf die Mieter verteilt werden.

Sind meine Verwaltungskosten steuerlich absetzbar?

Kosten im Zusammenhang mit der Vermietung können als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung eine Rolle spielen (§ 9 EStG). Ob und in welcher Höhe, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Quellen

Rechtsstand: 6. Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre Betriebskostenabrechnung wenden Sie sich an einen Fachanwalt, Haus und Grund oder Ihre Verwaltung, für Steuerfragen an Ihren Steuerberater.

Redaktioneller Vermerk: Geprüft und zur Veröffentlichung freigegeben durch Thorsten Kirchhoff.

Nicht umlagefähige Kosten im Mehrfamilienhaus: Was bleibt beim Eigentümer?