Käufer erwarten Grundbuchauszug, Mieterliste, Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Energieausweis, Grundrisse und Nachweise zu Modernisierung und Instandhaltung. Je nach Haus kommen Teilungserklärung, Baulastenauskunft und Darlehensunterlagen hinzu. Vollständige Unterlagen sparen Rückfragen und stützen den Preis. Fehlende Unterlagen können Sie meist nachfordern, rechnen Sie dafür aber mit Wochen.
Der Verkauf eines Mehrfamilienhauses steht und fällt mit den Unterlagen. Käufer rechnen, Banken prüfen, und beide wollen belegte Angaben. Wer vorbereitet ist, verkürzt den Prozess und argumentiert sicherer.
Die Kernunterlagen
| Unterlage | Wofür sie gebraucht wird | Woher |
|---|---|---|
| Grundbuchauszug | Eigentum, Belastungen, Rechte | Grundbuchamt |
| Mieterliste | Fläche, Miete, Vertragsbeginn | Eigentümer |
| Mietverträge mit Nachträgen | Rechte und Pflichten der Mieter | Eigentümer |
| Betriebskostenabrechnungen | nicht umlagefähige Kosten, Kostenstruktur | Eigentümer, Verwaltung |
| Energieausweis | gesetzliche Vorlagepflicht | Energieberater, Aussteller |
| Grundrisse und Flächenberechnung | Wohn- und Nutzflächen | Bauakte, Architekt |
Weitere Unterlagen je nach Haus
- Teilungserklärung und Protokolle der Eigentümerversammlungen, falls aufgeteilt.
- Baugenehmigungen und Nachweise zu Umbauten.
- Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis und Hinweise zu Altlasten bei der zuständigen Behörde.
- Nachweise zu Modernisierungen mit Rechnungen.
- Wartungsverträge, Schornsteinfeger- und Prüfberichte.
- Versicherungsunterlagen und Schadenshistorie.
- Darlehensunterlagen für die Ablösung.
- Hinweise zu Denkmalschutz oder Erhaltungssatzung.
Was Käufer besonders prüfen
Sie suchen nach Risiken: Instandhaltungsstau, Mietrückstände, Rechtsstreit, Nachzahlungen. Lücken in den Unterlagen führen zu Preisabschlägen oder zum Abbruch. Seien Sie ehrlich: Bekannte Mängel gehören offengelegt, weil ein Verschweigen den Haftungsausschluss gefährden kann.
So gehen Sie vor
- Liste der Unterlagen erstellen und fehlende markieren.
- Behördenauskünfte früh anfordern, sie brauchen Zeit.
- Mieterdaten datenschutzgerecht aufbereiten.
- Alles digital geordnet ablegen.
Wir helfen Ihnen im Erstgespräch, die Liste für Ihr Haus anzupassen. Mehr zu den Anforderungen lesen Sie unter Mehrfamilienhaus verkaufen: Was ist dabei zu beachten?
Wie Sie Lücken schließen
Fehlt eine Unterlage, fragen Sie früh danach. Das Grundbuchamt, die Bauaufsicht, die Hausverwaltung und frühere Eigentümer sind typische Quellen. Bei alten Häusern fehlen häufig Pläne oder Nachweise zu Umbauten. Dann hilft eine Bestandsaufnahme durch einen Architekten oder Bausachverständigen. Rechnen Sie dafür Zeit ein.
Aufbereitung für Käufer
Ordnen Sie die Unterlagen in einem digitalen Datenraum nach Themen: Recht, Vermietung, Bau, Finanzen. Beschriften Sie Dateien eindeutig und prüfen Sie, welche Daten Mieter betreffen. Geben Sie diese erst nach Vertraulichkeitsvereinbarung weiter und nur im zulässigen Umfang.
Was Sie nicht zurückhalten sollten
Bekannte Mängel und Streitigkeiten gehören offengelegt. Wer sie verschweigt, riskiert, dass der Haftungsausschluss nicht greift.